Che cos'è la "Video Conferenza"?
Usare la videoconferenza è un po’ come usare il telefono,
solo che è possibile vedere l’interlocutore oltre che
sentirlo, e
quindi osservarne le espressioni, il linguaggio del corpo, le
reazioni alle vostre proposte. La videoconferenza permette
inoltre di lavorare in due o più persone sullo stesso foglio
di calcolo, o su qualsiasi altro documento informatico.
È come trovarsi nella stessa stanza con i propri interlocutori,
lavorare faccia a faccia con loro.
La videoconferenza aiuta a lavorare con maggiore ef.cienza in
quanto la comunicazione visiva è forse la forma più
naturale di
comunicazione. In genere, si tende a comprendere prima e a
ricordare meglio ciò che ci viene mostrato, piuttosto che ciò
che ci viene detto.
Alcuni sistemi di videoconferenza sono ideati per permettere a
diversi gruppi di persone in ubicazioni diverse di partecipare a
una riunione. Altri sistemi sono concepiti per consentire a due
persone di discutere un progetto stando sedute alla propria
scrivania. In entrambi i casi queste persone sono in grado
di vedere immagini in movimento, udire chiaramente i suoni
con la sensazione di trovarsi insieme. La videoconferenza crea
un ambiente in cui le decisioni vengono prese velocemente
e in cui sussiste uno scambio continuo di idee, conoscenze
tra colleghi. Il risultato è un lavoro di squadra più
ef.ciente
e una migliore de.nizione degli obiettivi, senza necessità
di
spostamenti.
Qual'è
l'uitilità di una videoconferenza?
La videoconferenza permette agli individui di interagire a
qualsiasi distanza, facilitando lo scambio di idee e di
informazioni come se ci si trovasse nella stessa stanza.
Questo si traduce in più tempo da dedicare al proprio
lavoro, eliminando i tempi di attesa di trasporti, e-mail, o
fax. La videoconferenza avvicina le persone.
Ogni società che ipotizzi di
investire in un sistema di videoconferenza
dovrebbe analizzare
i diversi vantaggi in termini di
costi e fruibilità della soluzione.
BENEFICI
• Riduzione
dei costi
Spese di viaggio e alloggio ridimensionate. • Incremento
della produttività
Meno viaggi e quindi più tempo dedicato al business.
• Utilizzo ottimale delle risorse
Le persone e le informazioni diventano più accessibili.
• Miglioramento della comunicazione
Le riunioni sono più frequenti, la condivisione della
conoscenza è più diretta. • Rapidità
dei processi decisionali
La videoconferenza facilita l’interazione e quindi la
possibilità di prendere decisioni. • Ottimizzazione
dei processi decisionali
Decisioni in tempi brevi, con maggiore consenso e accordo da
parte di tutti gli interessati. • Gestione
immediata delle situazioni di crisi
Il top management puo’ riunirsi con brevissimo preavviso
in qualsiasi parte del mondo. • Velocizzazione
della distribuzione
Velocizzando i processi decisionali e allargando il consenso,
diventa più rapida anche l’immissione sul mercato
di nuovi prodotti. • Riscontro nei confronti
dei clienti
La maggiore disponibilità di contatti personali permette
di discutere e affrontare in modo più ef.ciente le esigenze
e le richieste dei clienti.
Chi dovrebbe
fare uso della videoconferenza?
Qualsiasi società con esigenze di comunicazione potrà
trarre vantaggio dall’uso della videoconferenza, migliorando
la possibilità di relazionarsi, incrementando la produttività
e riducendo i costi delle trattative.
Sebbene .no ad oggi la videoconferenza fosse con.nata
nelle sale direttive delle multinazionali, la riduzione dei costi
e la crescente disponibilità di linee ISDN negli ultimi dieci
anni l’hanno trasformata in uno strumento di gestione delle
comunicazioni aziendali pratico e conveniente, adatto per
imprese di ogni dimensione, dalle piccole e medie aziende
alle multinazionali.
Quali
cambiamenti comporta la videoconferenza
in una realtà aziendale?
La videoconferenza rappresenta un’iniezione di .essibilità
in
un sistema aziendale. Il personale può incontrarsi in
qualsiasi momento per esaminare lo stato di un progetto o
per risolvere i problemi di volta in volta, scambiandosi in
tempo reale documenti, gra.ci e .le di dati, lavorandoci
sopra sul momento, in modo interattivo. I tempi di un
progetto possono dimezzarsi, la distribuzione dei prodotti
si velocizza, l’assistenza clienti può diventare più
reattiva.
Si evolvono pratiche di lavoro nuove e più ef.cienti, pratiche
che costruiscono il gioco di squadra e sanno tirar fuori il
meglio dal talento di ogni singolo individuo.
Se poi si ricorre alla videoconferenza per migliorare la
comunicazione con clienti e fornitori, emergono ulteriori
necessità. I contatti più ravvicinati e regolari contribuiscono
a costruire .ducia e comprensione, facendo sì che tutti
siano abbiano un’idea più chiara dell’unico, comune
obiettivo.
Dove
è possibile utilizzare la videoconferenza?
Potete usare la videoconferenza in qualsiasi locale o su
qualsiasi desktop, e persino a casa. Non occorre utilizzare
particolari sistemi di illuminazione o di connessione Oltre
al sistema di videoconferenza , tutto ciò che occorre è
una
connessione ISDN, o LAN
Che cos’è effettivamente un sistema di videoconferenza?
Un sistema di videoconferenza è costituito da una telecamera,
un monitor, un codec (codi.catore-decodi.catore)
e un microfono in ogni postazione. La linea ISDN fornisce
il mezzo per inviare suoni e immagini da una postazione
all’altra.
Perché utilizzare la videoconferenza oggi?
Fino a non molto tempo fa, era impossibile implementare
sistemi di videoconferenza di alta qualità a prezzi accessibili,
in quanto le linee telefoniche ordinarie non erano in grado
di supportare il volume di dati video. Oggi però le tecniche
di compressione dati e la crescente disponibilità di linee
ISDN e di reti LAN permettono di gestire più facilmente le
velocità di trasmissione richieste dalle immagini video.
Inoltre, la maggiore varietà di prodotti per videoconferenza
oggi disponibile permette ad aziende di qualsiasi struttura
e dimensione di scegliere una combinazione di prodotti
in grado di rispondere alle rispettive esigenze di comunicazione.
